Die 7 Tipps für einen organisierten und problemlosen Büroumzug

Und wenn Sie die Person sind, die die Bemühungen koordiniert, kann dies äußerst stressig sein. Während meiner Karriere habe ich mehrere Büroumzüge organisiert. Ich habe auch mit mehreren talentierten Assistenten zusammengearbeitet, die Büroumzüge einfach erscheinen ließen … auch wenn sie es nicht waren. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Aus diesen Erfahrungen habe ich ein oder zwei Dinge gelernt, wie man einen erfolgreichen Schritt macht.

Hier sind einige meiner Lieblingstipps, um den Prozess so organisiert und problemlos wie möglich zu gestalten! Nutzen Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten. Administratoren sind häufig für die Koordination eines Büroumzugs verantwortlich. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, behandeln Sie den Umzug wie jedes andere große Projekt: Entwickeln Sie einen Plan, identifizieren Sie die Ergebnisse, verfolgen Sie den Fortschritt und ziehen Sie regelmäßig eine Bestandsaufnahme des Fortschritts. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Details mit einem Projektmanagement-Tool, Outlook-Aufgaben, digitalen Notizbüchern oder Tabellenkalkulationen und Dokumenten in einem Drei-Ring-Ordner an einem Ort aufbewahren. Avery Aktenschränke und Tab-Teiler sind perfekt, um Ihre Pläne und Dokumente während Ihres Umzugs zu organisieren.

Ordner mit Registerkarten

Halten Sie alle auf dem Laufenden. Unabhängig davon, ob Sie diesen Monat oder nächstes Jahr umziehen, müssen Sie einen realistischen Zeitplan festlegen und ihn allen in Ihrem Büro mitteilen. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Mein Freund teilte diesen Tipp mit: “Senden Sie einen wöchentlichen Bericht an die Gruppe, um alle über den Build auf dem Laufenden zu halten. Wir schickten unsere am Freitagnachmittag aus und zählten Woche für Woche herunter, wobei wir Fotos hinzufügten, damit jeder den Fortschritt sehen konnte. Dadurch konnten wir weniger Fragen stellen.”

Eine weitere Möglichkeit, Termine, Aufgaben und Fortschritte mitzuteilen, besteht darin, ein freigegebenes OneNote-Notizbuch zu erstellen. OneNote ist ein großartiger Ort, um bewegliche Checklisten, Informationen und Fotos zu speichern! Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Viele Bilder machen. Machen Sie Fotos von jedem Schritt des Umzugs, damit Sie den Fortschritt verfolgen und teilen können und Fotos haben, auf die Sie später verweisen können. Und wenn der Umzug abgeschlossen ist, können Sie diese Fotos auch in Ihr professionelles Portfolio aufnehmen 

Befreien Sie sich von der Unordnung. Ein Umzug ist eine gute Zeit, um den gesamten Müll in Ihrem Büro oder Arbeitsbereich sowie alle nicht verwendeten Gegenstände im Büro zu beseitigen. (Diese gefälschte Pflanze in der Toilette, die Staub sammelt, könnte ein Hauptkandidat sein). Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Denken Sie beim Packen Ihrer Taschen über die Funktion jedes Artikels nach, bevor Sie ihn in eine Schachtel legen. Wenn es keinen Sinn hat, werfen Sie es weg! Nehmen Sie sich die Zeit, um alle wichtigen Dokumente zu klassifizieren und Projekt- / Referenzordner zu erstellen, während Sie den „Papierkorb“ auf Ihrem Schreibtisch sortieren.

Sie können auch Ultra Tabs verwenden, um verschiedene Dokumente schnell zu kategorisieren oder zu markieren, um sie später zu organisieren. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Es wird außerdem empfohlen, für die Wochen vor dem Umzug zusätzliche Zerkleinerungsbehälter zu bestellen und die Mitarbeiter an die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten des Unternehmens zu erinnern. Dies wird ihnen helfen, das zu behalten, was sie brauchen, und den Überschuss loszuwerden. Tag, Tag, Tag!

Wenn es um einen Büroumzug geht, ist das Packen nur die halbe Miete. Unboxing ist die andere Hälfte … und es ist viel einfacher, wenn Sie ein Etikett darauf kleben! Stellen Sie sicher, dass jedes Feld gut markiert ist, und geben Sie genau an, was darin enthalten ist. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Beschriften Sie die Box beispielsweise nicht mit « Büromaterial », sondern mit « Druckerpapier, Tintenpatronen ». Wenn es Zeit zum Auspacken ist, können Sie leicht finden, was Sie brauchen, auch wenn Sie die Schachtel noch nicht geöffnet haben.

Organisierter Büroumzug

Büroumzug

Es kann auch nützlich sein, Ihre Boxen und Etiketten entsprechend ihrem Inhalt farblich zu kennzeichnen. Verwenden Sie unterschiedliche Farben für Aufzeichnungen, Verbrauchsmaterialien, Computerkomponenten usw. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Wenn Sie einen größeren Umzug koordinieren, können Sie einen Code pro Abteilung verwenden. Zum Beispiel eine Farbe für die Buchhaltung, eine Farbe für den Kundenservice, eine Farbe für das Recht.

Farbcodierung hilft

Verstehen Sie die Logistik dieser bewegenden Tage. Wenn Sie sich nicht im ersten Stock Ihres Gebäudes befinden, finden Sie heraus, ob Sie einen Aufzug (oder einen Lastenaufzug) für den Umzugstag reservieren können. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Bestimmen Sie, wo LKWs und fahrende Fahrzeuge legal parken können. Sie können auch benachbarte Büros über den Umzug informieren, damit sie wissen, dass auf den Fluren Menschen Lärm machen.

Büroumzugslogistik

Begrüßen Sie Ihr Team « zu Hause ». Nach einem stressigen Umzug ist es schön, ein Einweihungsgeschenk zu finden. Pennys Unternehmen gab seinen Mitarbeitern Kaffeetassen oder Wasserkrüge mit Leckereien sowie ein Schild mit der Aufschrift « Willkommen in Ihrem neuen Zuhause » auf jedem Schreibtisch. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Geschenkgutscheine für ein Restaurant oder Café oder ein büroweites Mittag- oder Frühstück sind ebenfalls gute Optionen.

Willkommen im neuen Büro

Überprüfen Sie nach dem Einrichten aller Mitarbeiter mit jedem Teammitglied, ob ihre Computer ordnungsgemäß funktionieren, ob ihre Arbeitsstationen in Ordnung sind und ob sie über alle benötigten Büromaterialien verfügen. Wie können die Verwaltungsverfahren vor dem Umzug vereinfacht werden? Sie können auch eine E-Mail senden, die alle daran erinnert, wo sich die Verbrauchsmaterialien befinden, um die Anzahl der E-Mails mit der Meldung « Ich kann die Datensätze nicht finden » zu verringern. Büroumzüge sind eine großartige Gelegenheit für Sie, Ihre Projektmanagementfähigkeiten zu entwickeln, sich zu organisieren und mit Mitarbeitern in Kontakt zu treten, mit denen Sie nicht vertraut sind. Versuchen Sie also, das Beste daraus zu machen